POLÍTICA DE DATOS
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
GRUPO K INVERSIONES S.A.S.
ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de GRUPO K INVERSIONES S.A.S., quien actúa como responsable del tratamiento de los datos recolectados a través de las relaciones comerciales y de negocio con sus clientes, proveedores y empleados.
Acorde con sus políticas, la empresa realizará el tratamiento de los mismos observando reglas de seguridad y confiabilidad, empleando medios tecnológicos idóneos con el fin de asegurar que en su recolección, almacenamiento y disposición, terceras personas no accedan de forma indebida a dicha información, garantizando así la confidencialidad de los datos personales.
GENERALIDADES
GRUPO K INVERSIONES S.A.S. pone a disposición de los titulares la presente política, en la cual se explica de forma detallada el tipo de información que se recolecta, almacena, usa, circula y suprime, su finalidad y la forma en la que los titulares pueden ejercer sus derechos. El responsable del tratamiento se identifica a continuación:
Razón Social: Grupo K Inversiones S.A.S.
NIT: 900.368.258-8
Dirección: Carrera 1 Este # 77-05, Bogotá D.C.
Correo electrónico: contactenos@GrupoKinversiones.com
Teléfono: (601) 633-4331
Celular: (+57) 318-261-6783
Sitio Web: www.GrupoKinversiones.com
DEFINICIONES
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada, con la cual Grupo K Inversiones S.A.S. mantiene una relación comercial. (Nota: Se unificó el concepto para evitar confusión con proveedores).
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos).
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para que un encargado realice un tratamiento por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS APLICABLES
De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias, Grupo K Inversiones S.A.S. aplicará los siguientes principios rectores:
Principio de legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.
Principio de finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima informada previamente al titular.
Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
Principio de transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se realiza solo por personas autorizadas. Los datos (salvo los públicos) no estarán disponibles en medios de divulgación masiva sin control técnico.
Principio de seguridad: Se emplearán medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida o acceso no autorizado de la información.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la empresa.
GRUPO K INVERSIONES S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, recolecta, almacena, usa y suprime datos personales de personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación. El tratamiento se realiza con las siguientes finalidades generales:
Gestión de Peticiones: Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos (PQRS) realizados por los titulares u organismos de control.
Cumplimiento Legal: Transmitir datos personales a las autoridades competentes en virtud de la ley aplicable o mandatos judiciales.
Contacto: Comunicarse vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, con trabajadores, familiares de estos, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.
Operaciones Internas: Transferir la información a las distintas áreas de la empresa y sus compañías vinculadas en Colombia o el exterior para fines de recaudo de cartera, tesorería y contabilidad.
Sistemas de Información: Registrar los datos en las bases de datos comerciales y operativas de la organización.
FINALIDADES ESPECÍFICAS
La información almacenada en las bases de datos de GRUPO K INVERSIONES S.A.S. será tratada para:
Ofrecer servicios de hospedaje, arrendamiento y venta de bienes inmuebles.
Ejecutar la administración de inmuebles bajo contrato de mandato.
Celebrar contratos de arrendamiento (vivienda y/o comercio), hospedaje, mandato y corretaje.
Preservar el archivo histórico de información contable, de ex trabajadores y clientes, conforme a la ley.
Celebrar convenios con terceros que prestan servicios a la empresa.
Reportar información administrativa y tributaria a las entidades del Estado.
Gestionar el mantenimiento de inmuebles y arreglos locativos a través de proveedores.
Suscribir acuerdos de confidencialidad con el talento humano y terceros para proteger la información de aliados estratégicos y clientes.
Informar a aseguradoras o compañías de fianza sobre el incumplimiento de obligaciones contractuales por parte de arrendatarios o deudores solidarios.
Realizar el cobro prejurídico o judicial de obligaciones en mora, directamente o a través de terceros.
TRATAMIENTO POR CATEGORÍA DE TITULAR
1. Datos de Clientes
Cumplir las obligaciones derivadas de la adquisición de servicios.
Enviar ofertas comerciales y notificar cambios en las condiciones del servicio.
Evaluar la calidad del servicio y fortalecer la relación comercial.
Consultar información financiera e historia crediticia, y reportar a centrales de riesgo en caso de incumplimiento.
2. Datos de Empleados
Gestionar procesos de selección, vinculación, verificación de referencias y estudios de seguridad.
Realizar pagos de nómina, prestaciones sociales y liquidaciones.
Contratar beneficios como seguros de vida o gastos médicos.
Coordinar el desarrollo profesional y el acceso a recursos informáticos.
Gestionar afiliaciones al Sistema de Seguridad Social, salud ocupacional y potestad sancionatoria.
Notificar a contactos de emergencia en caso de ser necesario.
3. Datos de Proveedores
Registro en los sistemas operativos y contables de la empresa.
Procesar pagos y verificar saldos pendientes.
Evaluar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con el mandato legal, los titulares de los datos poseen los siguientes derechos:
Derecho de Acceso: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa o sus encargados.
Derecho de Consulta: Solicitar información sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
Derecho a Reclamar: Solicitar la corrección, actualización o supresión de datos cuando consideren que la información no cumple con los principios legales.
Derecho de Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a su permanencia en la base de datos.
Derecho a Revocar la Autorización: Retirar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos.
Derecho de Gratuidad: Acceder de forma gratuita a sus datos personales al menos una vez al mes o ante modificaciones sustanciales de esta política.
DEBERES DE GRUPO K INVERSIONES S.A.S.
La empresa reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares. Por lo tanto, se compromete a:
Garantizar el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
Informar claramente sobre la finalidad de la recolección de los datos.
Mantener la información bajo condiciones de seguridad que impidan su pérdida, adulteración o acceso no autorizado.
Garantizar que la información sea veraz, completa y actualizada.
Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012.
GRUPO K INVERSIONES S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento. Esta manifestación de voluntad podrá obtenerse a través de los siguientes mecanismos:
Por escrito: Mediante el diligenciamiento de formatos físicos o digitales de autorización, o a través de correo electrónico en señal de aceptación.
De forma oral: A través de conversaciones telefónicas, grabaciones de voz o videoconferencias, dejando constancia de la misma.
Conductas inequívocas: Aquellas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó la autorización (por ejemplo, la entrega voluntaria de datos para un servicio específico).
Nota Legal: El silencio del titular no constituye una respuesta afirmativa. La autorización debe ser siempre una manifestación clara y demostrable.
DISPOSICIONES ESPECIALES (DATOS SENSIBLES)
El tratamiento de datos personales de naturaleza sensible está prohibido por ley, salvo las excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En caso de requerirse, GRUPO K INVERSIONES S.A.S. informará al titular:
Que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento.
Que dichos datos serán tratados bajo los más altos estándares de seguridad y confidencialidad, aplicando las medidas administrativas, técnicas y jurídicas de nuestro Manual de Políticas y Procedimientos.
PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Los titulares tienen derecho a acceder, rectificar, actualizar o solicitar la eliminación de sus datos personales. Para ello, se han habilitado los siguientes canales:
Correo electrónico: contactenos@GrupoKinversiones.com
Teléfonos: (601) 474-7800 – 625-3429
Requisitos de la Solicitud:
Acreditar la identidad del titular o la representación legal del mismo.
Nombre y dirección de contacto para recibir la respuesta.
Descripción clara de los datos sobre los que desea ejercer el derecho y la solicitud concreta.
Tiempos de Respuesta:
Si la solicitud es incompleta, el interesado tendrá cinco (5) días para subsanarla. Si tras dos (2) meses no lo hace, se entenderá que ha desistido.
LEGISLACIÓN APLICABLE Y VIGENCIA
Esta política se rige por el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que incorporó el 1377 de 2013) y demás normas concordantes.
Vigencia: A partir de junio de 2017.
Cambios: Se informarán con diez (10) días de antelación a través de la página web o correo electrónico.
AVISO DE PRIVACIDAD (Resumen)
GRUPO K INVERSIONES S.A.S. informa a sus clientes, empleados y proveedores que los datos recolectados tienen como fin principal la prestación de servicios inmobiliarios (arrendamiento, venta, hospedaje y administración), la gestión de cobros, y el cumplimiento de obligaciones legales y tributarias.
El titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar su información, así como a revocar la autorización de uso, siempre que no exista un deber legal o contractual de permanencia. Para más información, consulte nuestra política completa en: www.GrupoKinversiones.com