Grupo K Inversiones SAS, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación.

Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales, para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

Transferir la información recolectada a distintas áreas de Grupo K Inversiones SAS  y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros)

Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

Registrar sus datos personales en los sistemas de información de Grupo K y en sus bases de datos comerciales y operativos.

FINALIDADES

La información que se encuentra almacenada en la base de datos de la empresa, son recolectados y tratados para:

1. Ofrecer servicios de hospedaje, arrendamiento y venta de bienes inmuebles.
2. Ejecutar la administración del bien inmueble previa existencia del contrato de mandato entre el propietario y Grupo K Inversiones SAS.
3. Celebrar contratos de arrendamiento para vivienda y/o comercio.
4. Celebrar contratos de hospedaje para vivienda.
5. Preservar en el archivo histórico la información contable, de ex trabajadores, y de clientes, de conformidad a lo establecido por la ley.
6. Suscribir contratos de mandato, arrendamiento y corretaje con los propietarios, arrendatarios (incluidos deudores solidarios).
7. Dar respuesta de los requerimientos judiciales y administrativos debidamente fundamentados de cualquier titular del cual se tenga información.
8. Celebrar convenios con terceros que prestan sus servicios a la empresa.
9. Reportar la información administrativa y tributaria a las entidades competentes.
10. Dar trámite a las peticiones presentadas por los titulares de la información dentro de los términos establecidos en la presente política de tratamiento de la información.
11. Prestar por intermedio de proveedores el servicio de mantenimiento de los inmuebles y los arreglos locativos que resulten necesarios para su uso y disfrute.
12. Realizar contratos de confidencialidad con el talento humano y los terceros a los cuales Grupo K les proporciona información de sus aliados estratégicos y clientes, con el objeto de prestar sus servicios como gestor inmobiliario.
13. Informar a los terceros que prestan el servicio de fianza o seguros sobre los arrendatarios o deudores solidarios, el incumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas con la empresa.
14. Efectuar el cobro pre jurídico o judicial de las obligaciones que se encuentran en mora con Grupo K Inversiones SAS. de manera directa o por medio de un tercero.

DATOS PERSONALES DE CLIENTES

Para cumplir las obligaciones contraídas por Grupo K Inversiones SAS con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros servicios.

Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros servicios o cambios en las condiciones de los mismos.

Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de servicios y evaluación de la calidad.

Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de Grupo K Inversiones SAS incluyendo descargas de contenidos y formatos.

DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS 

Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.

Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.

Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.

Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.

Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos de Grupo K Inversiones SAS, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.

Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

DATOS DE PROVEEDORES 

Para hacer el registro en los sistemas de Grupo K Inversiones SAS.

Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.

Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.

DERECHOS DE LOS TITULARES

El mandato legal y reglamentario de la protección de datos personales, ha determinado los derechos que poseen los titulares de los datos, estos son:

1. Derecho al acceso: el titular de la información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Cabe resaltar que este derecho también lo tendrán los representantes y/o autorizados por el titular, debiendo estos acreditar su condición.
2. Derecho de consulta: los titulares, representante y/o autorizados de este, que se acrediten en debida forma, podrán consultar la información que sobre estos repose en la base de datos de la empresa. Cabe resaltar que es deber de Grupo K establecer las medidas de autenticación necesarias que permitan identificar de manera segura y veraz al titular de la información o a sus representantes y/o autorizados.
3. Derecho a reclamar: el titular de datos personales que considera que la información almacenada en la base de datos de la Grupo K Inversiones SAS no fue obtenida de debida forma o no corresponde a la realizada, puede solicitar la corrección, actualización o supresión de estos. El reclamo será presentado ante el encargado en la empresa de atender las peticiones, quejas y reclamos en materia de protección de datos personales.
4. Derecho de rectificación y actualización de datos: la empresa Grupo K Inversiones SAS se obligará a rectificar y actualizar previa solicitud del titular de la información, los datos que se almacene de forma incompleta o inexacta; lo anterior atendiendo al procedimiento señalado en la presente política. Las solicitudes de rectificación y actualización de datos deberán contener: – Identificación del titular de la información o de sus representantes y/o apoderados. – Determinar el objeto de la solicitud (rectificación o actualización de datos). – Indicar las correcciones a realizar. – Aportar la documentación que avale su petición.
5. Derecho de supresión de datos: el titular de los datos personales, tiene el derecho de solicitar en cualquier momento a la empresa la supresión de sus datos personales, siempre y cuando no exista un deber contractual o legal que lo impida. La supresión o eliminación implica el borrado total o parcial de la información que se tenga almacenada del titular.
6. Derecho a revocar la autorización: todo titular de la información, puede en cualquier tiempo revocar la autorización dada a Grupo K para el manejo de sus datos personales, siempre y cuando, no exista impedimento legal o contractual.
7. Derecho de gratuidad: el titular de los datos, puede acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos. En lo particular al último literal, debe atenderse a lo establecido en el artículo 21 del decreto 1377 de 2013, el cual determina:

“El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.  Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.”

DEBERES DE GRUPO K INVERSIONES SAS

La empresa Grupo K Inversiones SAS, tiene presente que los datos personales que se manejan de los titulares, son de propiedad de las personas a las que se refiere y solo estos pueden decidir sobre ellos. Es por ello que es deber de la empresa hacer uso de la información que se posee de los titulares según las finalidades dadas en la presente política.

En virtud del artículo 17 y 18 de la ley 1581 de 2012, los deberes de los responsables y encargados son:

1. a) Garantizar al titular del dato, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
2. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular del dato para el tratamiento de su información.
3. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada a Grupo K Inversiones SAS.
4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por terceros.
5. e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. f) Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
7. g) Implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
8. h) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al titular del dato.
9. i) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
11. k) Permitir el acceso a la información al titular del dato, a su representante o apoderado y a los autorizados por la ley.

Grupo K Inversiones SAS solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Dicha manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por Grupo K Inversiones SAS, tales como:

Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por Grupo K Inversiones SAS o a través de correo electrónico en señal de aceptación.

De forma oral, a través de una conversación telefónica, grabación de voz o en videoconferencia.

IMPORTANTE: La empresa Grupo K Inversiones SAS, asimilará el silencio del Titular como respuesta afirmativa o de aceptación.

DISPOSICIONES ESPECIALES

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Grupo K Inversiones S.A.S informará al Titular:

Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

Adicionalmente, Grupo K Inversiones S.A.S tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de Datos Personales tratados por Grupo K Inversiones SAS, tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

Solicitud presentada al correo electrónico: contactenos@GrupoKinversiones.com

Solicitud presentada a través del teléfono (571) 47 47 800 – 625 3429.

El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

El Titular o sus cesionarios deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.

La consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, Grupo K Inversiones SAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

Las peticiones y/o consultas serán atendidas por Grupo K Inversiones SAS en un término máximo de diez (8) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por Grupo K Inversiones SAS indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.

El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La vigencia de la presente política inicia a partir del mes de junio de 2017.

CAMBIOS A LA POLÍTICA

Los cambios de la presente política, serán informados por parte de Grupo K Inversiones SAS, mediante el uso de los canales de comunicación, tales como: correo electrónico, avisos en la página web o en las sedes físicas.

Esta comunicación será enviada con diez (10) días de anticipación a efectuar la modificación.

AVISO DE PRIVACIDAD DE GRUPO K INVERSIONES SAS,

SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El presente Aviso de Privacidad está dirigido a todos los titulares de datos personales de Grupo K Inversiones SAS y todas aquellas personas que mantienen un vínculo jurídico o negocios con la empresa, cuyos datos personales se encuentran siendo objeto de tratamiento, e informa:

PRIMERO: Que, desde octubre de 2012 la expedición de la ley estatutaria 1581, la cual fue reglamentada por el decreto 1377 de 2013 y 886 de 2014, se regulan los derechos, deberes y garantías de todos los sujetos intervinientes en el tratamiento de datos personales.

SEGUNDO: Que, de acuerdo con lo previsto en los Artículos 14 y 15 del Decreto 1377 de 2013, Grupo K Inversiones SAS, en calidad de Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales, a continuación incluye información relevante en relación con su Política de Tratamiento de Datos Personales.

Grupo K, recolecta, almacena, usa, circula y suprime los datos personales de sus titulares con las siguientes finalidades:

1. Ofrecer servicios de hospedaje, arrendamiento y venta de bienes inmuebles.
2. Ejecutar la administración del bien inmueble previa existencia del contrato de mandato entre el propietario y Grupo K Inversiones SAS.
3. Celebrar contratos de arrendamiento para vivienda y/o comercio.
4. Celebrar contratos de hospedaje para vivienda.
5. Preservar en el archivo histórico la información contable, de ex trabajadores, y de clientes, de conformidad a lo establecido por la ley.
6. Suscribir contratos de mandato, arrendamiento y corretaje con los propietarios, arrendatarios (incluidos deudores solidarios).
7. Dar respuesta de los requerimientos judiciales y administrativos debidamente fundamentados de cualquier titular del cual se tenga información.
8. Celebrar convenios con terceros que prestan sus servicios a la empresa.
9. Reportar la información administrativa y tributaria a las entidades competentes.
10. Dar trámite a las peticiones presentadas por los titulares de la información dentro de los términos establecidos en la presente política de tratamiento de la información.
11. Prestar por intermedio de proveedores el servicio de mantenimiento de los inmuebles y los arreglos locativos que resulten necesarios para su uso y disfrute.
12. Realizar contratos de confidencialidad con el talento humano y los terceros a los cuales Grupo K les proporciona información de sus aliados estratégicos y clientes, con el objeto de prestar sus servicios como gestor inmobiliario.
13. Informar a los terceros que prestan el servicio de fianza o seguros sobre los arrendatarios o deudores solidarios, el incumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas con la empresa.
14. Efectuar el cobro pre jurídico o judicial de las obligaciones que se encuentran en mora con Grupo K Inversiones SAS. de manera directa o por medio de un tercero.

Cuando la empresa Grupo K Inversiones SAS, recolecte datos sensibles, el titular tiene la facultad de abstenerse de otorgarlos. Los datos sensibles solo serán necesarios cuando se busque cumplir algún servicio de identificación, hacer exigible una obligación financiera o en el marco de la gestión del talento humano.

TERCERO: El contar con la calidad de titular de dato personal, le otorga la facultad de ejercer los siguientes derechos ante nuestra organización:

1. Derecho al acceso: el titular de la información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Cabe resaltar que este derecho también lo tendrán los representantes y/o autorizados por el titular, debiendo estos acreditar su condición.
2. Derecho de consulta: los titulares, representante y/o autorizados de este, que se acrediten en debida forma, podrán consultar la información que sobre estos repose en la base de datos de Grupo K. Cabe resaltar que es deber de la empresa establecer las medidas de autenticación necesarias que permitan identificar de manera segura y veraz al titular de la información o a sus representantes y/o autorizados.
3. Derecho a reclamar: el titular de datos personales que considera que la información almacenada en la base de datos de Grupo K no fue obtenida de debida forma o no corresponde a la realizar, puede solicitar la corrección, actualización o supresión de estos. El reclamo será presentado ante el encargado en la empresa de atender las peticiones, quejas y reclamos en materia de protección de datos personales.
4. Derecho de rectificación y actualización de datos: Grupo K Inversiones SAS, se obligará a rectificar y actualizar previa solicitud del titular de la información, los datos que se almacenes de forma incompleta o inexacta; lo anterior atendiendo al procedimiento señalado en la presente política. Las solicitudes de rectificación y actualización de datos deberán contener: – Identificación del titular de la información o de sus representantes y/o apoderados. – Determinar el objeto de la solicitud (rectificación o actualización de datos). – Indicar las correcciones a realizar. – Aportar la documentación que avale su petición.
5. e) Derecho de supresión de datos: el titular de los datos personales, tiene el derecho de solicitar en cualquier momento a la empresa la supresión de sus datos personales, siempre y cuando no exista un deber contractual o legal que lo impida. La supresión o eliminación implica el borrado total o parcial de la información que se tenga almacenada del titular.
6. f) Derecho a revocar la autorización: todo titular de la información, puede en cualquier tiempo revocar la autorización dada a la empresa para el manejo de sus datos personales, siempre y cuando, no exista impedimento legal o contractual.
7. g) Derecho de gratuidad: el titular de los datos, puede acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos.

Grupo K Inversiones SAS, realiza el presente aviso de privacidad con el fin de solicitar autorización a los titulares que entregaron sus datos antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013. De igual manera, socializar la existencia de sus políticas de tratamiento de la información personal, en la cual se podrán consultar todos los procedimientos para que los titulares ejerzan sus derechos ante la organización.

La política podrá ser consultada en cualquiera de nuestras paginas web o a través de nuestro portal: www.GrupoKinversiones.com

Cualquier inquietud frente al tratamiento de datos, será atendida al siguiente correo electrónico: contactenos@GrupoKinversiones.com